Email: Những khác biệt giữa POP3, IMAP và Exchange

Chúng ta gửi email hàng ngày từ văn phòng, nhà, từ điện thoại... nhưng bạn có biết những thuật ngữ khó hiểu về email nghĩa là gì không? Bài viết này sẽ giải thích sự khác nhau giữa những công nghệ truyền thống để nhận email. Bạn đang dùng Gmail, Hotmail, Yahoo mail hay là mail server cài đặt trên website của bạn, còn có nhiều thứ ẩn bên dưới mà bạn chưa biết. Chúng ta sẽ tập trung vào một số vấn đề chính khi cài đặt một tài khoản email mới.

Email clients vs Webmail

Trước khi giải thích về sự khác nhau giữa các giao thức để tải email, hãy dành chút thời gian để hiểu một sự khác biệt cơ bản giữa email client và webmail. Nếu bạn đã dùng một tài khoản Gmail, Hotmail, Yahoo mail trên trình duyệt, đó chính là lúc bạn sử dụng webmail. Nếu bạn làm việc với những chương trình như Microsoft Outlook, Windows Live Mail hay Mozilla Thunderbird để quản lý email, đó chính là lúc bạn sử dụng một email client.

Cả webmail và email client đều là các ứng dụng để gửi và nhận email. Chúng sử dụng các phương pháp giống nhau để làm điều đó. Webmail là một ứng dụng được viết để thao tác trên Internet thông qua trình duyệt, thông thường bạn không cần phải tải và cài đặt thêm bất cứ ứng dụng nào khác. Tất cả các công việc được thực hiện từ xa bởi các máy tính thông qua trình duyệt (ví dụ server và máy tính của bạn kết nối thông qua Internet).

Email client là những chương trình được cài đặt ở máy khách (như máy laptop, tablet,...) tương tác từ xa với email server để tải và gửi email. Tất cả các công việc được thực hiện bởi ứng dụng email client của bạn chứ không phải trình duyệt. Thông thường các nhà cung cấp webmail sẽ cho phép bạn sử dụng cả email client với dịch vụ của họ - và đây là lúc bắt đầu có sự nhầm lẫn. Hãy xem qua một ví dụ để thấy được sự khác biệt.

Chúng ta sẽ đang nhập vào một tài khoản Gmail và bắt đầu gửi nhận email thông qua dịch vụ webmail. Google cung cấp cho chúng ta hai thứ: một đầu vào với giao diện web và đằng sau đó là mail server để gửi và nhận email. Chúng ta tương tác với mail server thông qua giao diện web. Bằng cách trỏ, click chuột và gõ phím, chúng ta đã nói cho email server địa chỉ của người nhận và nội dung mà ta muốn gửi.

Nhưng vài người sẽ không thích giao diện mới của Gmail hay Yahoo, vậy nên họ quyết định chuyển sang dùng một email client nào đó như chương trình miễn phí Thunderbird. Thay vì sử dụng giao diện web để tương tác với Google Gmail server, chúng ta sẻ dụng một chương trình được cài trên máy (Thunderbird) để liên lạc với mail server thay vì giao diện web. Google và các nhà cung cấp webmail khác đều cho phép chúng ta sử dụng cả hai cách trên để gửi/nhận mail và chúng ta vẫn chỉ đang sử dụng dịch vụ của Gmail hay các nhà cung cấp khác khi bạn sử dụng webmail hay email client. Tiếp đến chúng ta sẽ xem xét những giao thức cơ bản để gửi nhận email.

POP3 - Post Office Protocol

POP là một cách để nhận email từ xưa rất xưa trong lịch sử của Internet. Lúc đó máy tính bị giới hạn bởi tốc độ, băng thông thấp, vậy nên các kỹ sư đã tạo ra POP, một nỗ lực để làm đơn giản nhất có thể để tải các bản copy của email để đọc khi offline, sau đó xóa những email này từ remote server. Phiên bản đầu của POP được ra đời năm 1984, bản nâng cấp POP2 vào năm 1985.

POP3 là phiên bản hiện tại của giao thức này và nó vẫn là một trong những giao thức phổ biến nhất. Từ khi POP3 tạo ra các bản copy của email và xóa bản gốc trên máy chủ, các email được khóa chặt tại một máy nhất định và không thể truy cập thông qua webmail hay bất cứ client nào trên các máy khác.

POP3 cơ bản dựa trên việc xem email offline, một cách thức đã lỗi thời tuy nhiên nó vẫn được sử dụng rộng rãi. Chuẩn POP4 đã được đề xuất và có thể ra mắt một ngày nào đó.

IMAP - Internet Message Access Protocol

IMAP được tạo ra vào năm 1986 nhưng nó vẫn phù hợp với công nghệ hiện đại thời nay. Ý tưởng của nó là thay vì người dùng cứ phải ràng buộc vào một email client nào đó, tại sao không cho họ khả năng đọc email giống như là đang ở trên đám “mây” Internet.

So sánh với POP3, IMAP cho phép người dùng đăng nhập vào nhiều email client hay nhiều webmail để xem cùng một email, bởi vì email này được giữ trên một remote email server cho đến khi người dùng xóa chúng. Trong thế giới ngày nay, khi mà chúng ta check mail thông qua trình duyệt, email client, điện thoại, IMAP đã trở nên cực kỳ phổ biến. Nhưng nó cũng có vấn đề của nó.

Vì IMAP lưu các email trên một remote mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn email cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy. Nhiều người giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một bản sao copy của các email đó thông qua mail cleint, sau đó xóa bỏ email gốc trên server. Dẫu sao đó cũng chỉ là một cách chữa cháy.

Microsoft Exchange, MAPI và Exchange Active Sync

Microsoft đã bắt đầu phát triển MAPI (đôi khi gọi là Messaging API) không lâu sau khi IMAP và POP. Một cách đơn giản, MAPI là một cách cho các ứng dụng và email cleint giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó. Tính năng này được đặt tên là “Exchange ActiveSync”. Tùy thuộc vào loại thiết bị, điện thoại hay trình khách bạn sử dụng, công nghệ này được gọi tên là một trong ba sản phẩm sau của Microsoft: Microsoft Exchange. MAPI hoặc Exchange ActiveSync nhưng chúng đều có ý tưởng tương tự như IMAP.

Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft nên chỉ những công ty nào sở hữu Exchange mail server hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể sử dụng Exchange. Tuy nhiên nhiều client kể cả trình duyệt mail mặc định của Android và iPhone đều có khả năng Exchange ActiveSync, thêm người dùng Hotmail kiểu duyệt email cơ bản giống IMAP, mặc dù thực tế Hotmail không hỗ trợ IMAP.

Các giao thức email khác

Còn có rất nhiều giao thức khác để gửi nhận và sử dụng email nhưng phần lớn trong chúng ta đều sử dụng web mail thông qua trình duyệt, điện thoại hoặc một trong ba giao thức chính kể trên.

Tổng kết lại: Ta nên chọn giao thức nào để cài đặt cho email của mình?

• Nếu bạn phải check mail trên nhiều thiết bị như điện thoại, hay máy tính hãy cài đặt email client sử dụng IMAP.
• Nếu bạn chủ yếu dùng web mail hoặc muốn dùng điện thoại hay iPad để đồng bộ thư, hãy dùng IMAP.
• Nếu bạn đang dùng email client trên một máy thường xuyên, hãy dùng POP3.
• Nếu bạn có một hòm email đồ sộ, hãy dùng POP3 để luôn trong kiểm soát được dung lượng của hòm thư trên server.
• Nếu bạn dùng Hotmail hay Exchange Server Email, MAAPI hay Exchange ActiveSync, chúng sẽ cung cấp cho bạn tính năng đồng bộ kiểu đám mây, như IMAP.
• Nếu bạn không dùng Hotmail mà vẫn muốn đồng bộ email, hãy dùng IMAP. Nếu bạn đang sử dụng Hotmail, hãy dùng MAPI/Exchange ActiveSync.

Tạo Rule để di chuyển và lưu trữ email tới thư mục khác trong Outlook

Nếu nhận được nhiều email mỗi ngày từ cùng 1 người gửi, thì tại sao không tạo riêng 1 thư mục riêng biệt dành cho địa chỉ đó. Và để giữ trật tự sắp xếp cho mục Inbox này, hãy tạo riêng Rule để di chuyển và lưu trữ khi bạn nhận được email.  

>>> Gán thêm ảnh Background vào email trong Outlook
>>> Hướng dẫn export Windows Live Mail tới Outlook 2010

Trước tiên, khởi động Microsoft Outlook, chọn các email từ địa chỉ người gửi cần di chuyển, sau đó nhấn chuột phải và chọn Rules > Create Rule:

Cửa sổ Create Rule hiển thị, các bạn đánh dấu vào ô From + địa chỉ người gửi (trong trường hợp này là Newegg.com), sau đó nhấn tiếp Select Folder:

Tiếp theo, cửa sổ thiết lập của Rules and Alerts xuất hiện, tại đây chúng ta có thể tạo mới hoặc chọn thư mục muốn chuyển email tới. Nhấn OK:

Sau đó, chúng ta sẽ được quay trở lại phần Create Rule như lúc trước, kiểm tra lại các thiết lập tại phần này và nhấn OK:

Khi hệ thống hiển thị bảng thông báo như hình dưới nghĩa là quá trình thiết lập và áp dụng Rule đã thành công:

Và Outlook sẽ tiến hành di chuyển toàn bộ email của địa chỉ người gửi tới thư mục mà bạn vừa chọn ở phía trên:

Rất đơn giản và dễ dàng, chúc các bạn thành công!

Hướng dẫn export Windows Live Mail tới Outlook 2010

Như tất cả chúng ta đã biết, Windows Live Mail là 1 ứng dụng email client miễn phí của Microsoft, được kế thừa và tiếp tục phát huy từ những phiên bản trước đó: Outlook Express (Windows XP) và Windows Mail (Windows Vista). Trong khi Windows Live Mail có thể coi là 1 công cụ lý tưởng để truy cập dịch vụ tương ứng (dựa trên nền tảng web, có dạng @live.com), hoặc các tài khoản email Hotmail trong Windows 7. Nhưng nếu bạn muốn nâng cấp Microsoft Outlook hoặc bất cứ ứng dụng Microsoft Exchange nào, thì cách tốt nhất là export các tin nhắn, email Windows Live Mail thành định dạng tương thích với Outlook. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện quá trình này. Cụ thể, bài thử nghiệm của chúng ta sẽ tiến hành áp dụng với Microsoft Outlook 2010, nhưng đối với phiên bản 2007 thì cách tiến hành cũng tương tự như vậy. Trước tiên, các bạn khởi động Windows Live Mail hoặc Microsoft Outlook:

Chọn menu File > Export email > Email messages:

Khi chương tình hiển thị hộp thoại Select Program, các bạn chọn Microsoft Exchange > Next:

Sau đó nhấn OK. Nếu trong trường hợp chưa mở Outlook thì Windows Live Mail sẽ hỏi bạn về phần Profile nào sẽ được Export. Chọn Outlook và OK:

Nếu đã mở sẵn Outlook thì chương trình sẽ không yêu cầu bạn chọn Profile tương tự như trên, mà thay vào đó, Windows Live Mail sẽ tự động giả sử rằng bạn muốn export các tin nhắn trong phần Profile đang mở. Sau đó, chọn thư mục để chứa file export và nhấn OK:

 

Để chọn nhiều thư mục thì nhấn và giữ Ctrl trong khi chọn. Sau đó nhấn Finish:

Để xem lại quá trình này đã hoạt động hay chưa, mở Outlook và kiểm tra dưới mục Outlook Data File:

Chúc các bạn thành công!

Gán thêm ảnh Background vào email trong Outlook

Trong bài hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số bước cơ bản để chèn ảnh Background hoặc đổ thêm màu trong 1 email qua ứng dụng Microsoft Outlook 2007 hoặc 2010. Nhưng các bạn cần phải lưu ý rằng người gửi và nhận phải kích hoạt chế độ HTML để có thể nhìn được ảnh và màu Background. Trước tiên, khởi động Microsoft Outlook và tạo 1 email mới bất kỳ. Điền địa chỉ người nhận, sau đó chọn thẻ Options > Page Color (với Outlook 2010) hoặc All > Format > Page Color trong Outlook 2007. Màu Background sẽ thay đổi khi mỗi khi bạn di chuột qua ô màu tương ứng:

Còn nếu muốn gán thêm ảnh thì chọn Page Color > Fill Effects:

Cửa sổ Fill Effects hiển thị, bên dưới tab Picture các bạn nhấn nút Select Picture và chọn bức ảnh muốn làm Background:

Ví dụ như sau:

Phụ thuộc vào ảnh Background vừa lựa chọn, các bạn hãy thay đổi màu chữ của email sao cho phù hợp và dễ đọc:

Rất đơn giản và dễ dàng! Chúc các bạn thành công!

Tắt tính năng Outlook Social Connector trong Office 2010

Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ trình bày một số bước cơ bản để tắt bỏ chức năng Social Connector và tránh khỏi những phiển phức trong bộ sản phẩm Microsoft Office 2010, trong bài thử nghiệm này là Outlook. Trước tiên, các bạn mở Outlook 2010, nhấn File > Options:

Cửa sổ Outlook Options hiển thị, chọn tiếp Add-Ins > Go… :

Bỏ dấu check tại ô Microsoft Outlook Social Connector và nhấn OK:

Và từ bây giờ, các bạn sẽ không còn thấy bất kỳ kết nối nào từ bên ngoài và gây cản trở cho công việc của bạn. Còn nếu muốn sử dụng lại chức năng này, chỉ cần đánh dấu vào ô Microsoft Outlook Social Connector như bước trên và nhấn OK.
Xóa bỏ hoàn toàn tính năng Outlook Social Connector:
Trong trường hợp khác, nếu hoàn toàn không muốn sử dụng Outlook Social Connector, hãy đăng nhập vào tài khoản quản trị của hệ thống, và mở đường dẫn sau:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office14

Sau đó tìm đến file SOCIALCONNECTOR.DLL và SOCIALPROVIDER.DLL. Hãy xóa hoặc đổi tên file từ *.DLL thành *.backup để đề phòng trường hợp rủi ro có thể xảy ra:

Chúc các bạn thành công!