GÓC CafeChieu23 + Nô: Cấu hình, thiết lập Incoming và Outgoing Email trên SharePoint 2010

Trong bài viết hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số thao tác cơ bản để thiết lập quy luật áp dụng với Incoming và Outgoing email qua ứng dụng Microsoft SharePoint 2010. Chẳng hạn, khi kích hoạt tính năng Incoming Email trong SharePoint, những thành viên trong hệ thống có thể tự động lưu trữ email và file đính kèm mà họ gửi tới các địa chỉ khác vào danh sách hoặc thư viện mà không cần phải mở SharePoint và cấu hình, thiết lập theo cách thủ công thường lệ. Rõ ràng, cách làm này sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc và loại bỏ bớt một số bước không cần thiết. Mặt khác, với Outgoing Email đã được kích hoạt thì người dùng hoàn toàn có thể tự thiết lập các mức quy luật cảnh báo và áp dụng trên những thành phần có liên quan trong hệ thống như danh sách, thư viện, văn bản, tài liệu... bất kỳ sự thay đổi nào được thực hiện thì ngay lập tức hệ thống sẽ thông báo với người dùng. Đồng thời, hệ thống vẫn cho phép người quản trị bộ phận email nhận tin nhắn cho dù có xảy ra nhiều vấn đề nghiêm trọng.

Một số điểm cần lưu ý trước khi cấu hình hệ thống email:

Trước khi bắt tay vào thực hiện, các bạn cần phải chú ý đến một số điểm sau:
- SharePoint 2010 với phiên bản tương ứng chúng tôi đang đề cập tới trong bài viết này, có cơ chế hoạt động chính dựa vào các dịch vụ SMTP trong Windows 2008 hoặc Windows 2008 R2 đối với những Incoming Email. Do vậy, dịch vụ tương ứng đó phải được kích hoạt bên trong SharePoint trước khi làm những công việc khác.
- SharePoint 2010 hỗ trợ bất kỳ thao tác cấu hình, thiết lập nào từ dịch vụ SMTP để gửi đi những Outgoing Email.

Kích hoạt SMTP trong SharePoint:

Trước tiên, trên server SharePoint các bạn hãy mở ứng dụng Server Manager. Tiếp theo, chọn Features > Add Features như hình dưới:

Cấu hình, thiết lập Incoming và Outgoing Email trên SharePoint 2010

Quá trình Add Features Wizard khởi động, trong phần danh sách Features, kéo chuột xuống phía dưới cho tới khi bạn nhìn thấy thành phần SMTP Server:

1 bảng hộp thoại tiếp tục xuất hiện, hỏi người sử dụng có muốn gán thêm các dịch vụ role và tính năng được yêu cầu để cài đặt server SMTP, nhấn nút Add Required Role Services:

Màn hình tiếp theo hiển thị, các bạn nhấn Next cho tới phần cuối cùng với nội dung thông báo rằng: Confirm Installation Selections. Nhấn Install:

Sau đó, nhấn nút Close để kết thúc quá trình này:

Cấu hình SMTP sử dụng IIS 6.0 Manager:

Để có thể thiết lập được dịch vụ SMTP thì trong hệ thống của bạn cần phải cài đặt Information Services (IIS) 6.0 Management Tools (hay còn gọi là IIS 6.0 Manager) đối với Windows 2008 R2 Server. Nếu muốn kiểm tra sự tồn tại của dịch vụ này, các bạn hãy mở Start > All Programs > Administrative Tools:

Nếu chưa được cài đặt, chúng ta chỉ việc mở Server Manager, chọn Roles, kéo xuống phía dưới danh sách cho tới khi nhìn thấy đường dẫn Add Role Services, nhấn vào đây:

Trong cửa sổ Add Role Services, tiếp tục kéo xuống phía dưới danh sách Role services cho tới khi thấy IIS 6 Management Compatibility. Chọn tiếp các thành phần có liên quan để tiếp tục cài đặt, lưu ý rằng tại thời điểm này thì tất cả những thành phần đó đang bị mờ đi. Bởi vì trong hệ thống của chúng ta IIS 6.0 Management đã được cài đặt sẵn:

Khi đó, chúng ta đã sẵn sàng để thiết lập dịch vụ SMTP. Khởi động IIS 6.0 Manager và mở SMTP Virtual Server #1:

Nhấn chuột phải vào SMPT Virtual Server #1 và chọn tiếp Properties từ menu hiển thị. Tiếp theo là cửa sổ SMTP Virtual Server #1 Properties sẽ tiếp tục hiền thị như hình dưới. Hầu hết các thiết lập ở đây đều có thể gữ nguyên tùy theo nhu cầu và mục đích của người dùng. Chẳng hạn, trong thẻ General, đánh dấu vào ô Enable logging nếu muốn xử lý sự cố khi có vấn đề xảy ra:

Sau khi đóng cửa sổ SMTP Virtual Server #1 Properties, chọn tiếp Domains ở dưới mục SMTP Virtual Server #1. Tiếp theo, nhấn chuột phải vào phần domain của virtual server SMTP hiển thị trong cửa sổ bên phải và chọn Properties:

Chọn tiếp đường dẫn phù hợp để làm Drop directory (có thể sử dụng tùy chọn mặc định). Nhấn OK:

Đến bước này là chúng ta đã hoàn tất quá trình thiết lập dịch vụ SMTP, việc tiếp theo cần làm là đảm bảo rằng dịch vụ đó sẽ tự khởi động cùng hệ thống. Để thực hiện, các bạn mở phần Start > All Programs > Administrative Tools > Services:

Cửa sổ Services xuất hiện, kéo xuống phía dưới danh sách cho tới khi thấy danh mục Simple Male Transfer Protocol (SMTP), tùy chọn trong mục Startup Type mặc định sẽ là Manual:

Nếu muốn thay đổi thành tự động, hãy thay đổi Manual thành Automatic. Sau đó nhấn Apply và OK:

Trong phần tiếp theo của bài viết, chúng ta sẽ cùng tham khảo về một số chế độ thiết lập SMTP trên Exchange Server.

Cấu hình, thiết lập SMTP trên Exchange Server:

Tương tự như trên, các bạn hãy mở Exchange Management Console tại Exchange Server. Ví dụ tại ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng ta đã tạo sẵn mailbox cho tất cả tài khoản người dùng trong hệ thống:

Việc cần làm đầu tiên tại đây là tạo mới một thành phần Send Connector. Mở Organization Configuration ở phía bên trái, sau đó chọn Hub Transport > thẻ Send Connectors. Tiếp theo, chọn Actions và New Send Connector:

Màn hình New Send Connector Introduction hiển thị, các bạn hãy đặt tên bất kỳ tại đây, ví dụ SharePoint 2010 Incoming... và chỉ định rõ ràng chức năng của thành phần này, ví dụ như Internal. Sau đó nhấn Next:

Trong cửa sổ Address Space, hệ thống sẽ hỏi người dùng về địa chỉ email mà bộ phận Connector sẽ chuyển tiếp email. Nhấn nút Add:

Tiếp theo, điền địa chỉ email của server đang xử lý dịch vụ SMTP vào phần Address. Chẳng hạn, trong trường hợp này là server SharePoint. Nhấn OK sau khi khai báo địa chỉ:

Việc này sẽ gán thêm các trường địa chỉ email trong danh sách Address Space, nhấn Next:

Khi ở trong cửa sổ Network Settings, các bạn sẽ thấy lựa chọn “Use domain name system...” bị mờ và không thể sử dụng được, đó là bởi vì chúng ta đã thiết lập chế độ gửi email thành Internally. Do vậy, toàn bộ email sẽ được chuyển tiếp qua 1 bộ tổ hợp các smart host khác.
Để gán thêm smart host, các bạn nhấn nút Add:

Khi đó, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập địa chỉ IP của server đang quản lý dịch vụ SMTP – trong trường hợp này chính là server SharePoint. Nhưng thay vì việc nhập FQDN như trên, hãy điền địa chỉ IP tương ứng. Lợi ích của việc làm này là giúp cho hệ thống ổn định hơn trong quá trình kết nối và làm việc trong tương lai:

Sau khi nhấn OK, các bạn sẽ thấy địa chỉ IP đã được gán vào danh sách smart host. Nhấn tiếp Next:

Trong cửa sổ Configure smart host authentication settings tiếp theo, chọn None như hình dưới và nhấn Next:

Sau đó, quay trở lại cửa sổ Source Server, hãy chắc chắn rằng server Hub Transport đã có sẵn trong danh sách. Đối với hệ thống cài đặt Exchange Typical thì server Exchange duy nhất sẽ được thiết lập để giám sát, xử lý toàn bộ các role (Mailbox, Client Access, và Hub Transport). Sau đó nhấn Next: